Telefonieren leicht gemacht – 7 Profi Tipps

In dieser Woche veröffentliche ich einen Gastartikel zum Thema Telefonieren von Tom Sperner. Wenn du auch einen Artikel hier veröffentlichen möchtest, dann nimm einfach Kontakt mit mir auf.

Damit es nicht zu Wutanfällen und Missverständnissen am Telefon kommt, haben wir diese 7 ultimativen Tipps für´s professionelle Telefonieren zusammengefasst.
© Syda Productions – Fotolia.com

Telekommunikation ist ein großes Thema, sowohl im privaten Bereich wie auch im Geschäftsalltag.

Kaum ein anderes Kommunikationsmittel wird so viel genutzt, wie das Telefon, sei es zum Verkauf, zur Beratung oder auch zum Einkauf.

Und den meisten Menschen macht das Telefonieren Spaß. Wenn auch Sie gern am Telefon kommunizieren, können Sie diese Leidenschaft mit ein paar professionellen Tipps zu einem einträglichen Verdienst machen.

Das Befolgen dieser einfachen Regeln sorgt für ein qualitatives Gesprächsniveau, in dem sich Ihr Kunde wohlfühlen kann und Sie können bei ihm einen effektiven und positiven Eindruck hinterlassen.

1. Mindestens 2 mal klingeln lassen

Dass Sie nicht sofort den Hörer abheben sollten, hat folgenden Grund. Der Gesprächspartner könnte bei zu schnellem Kontakt irritiert sein. Geben Sie ihm etwas Zeit, sich innerlich auf das Gespräch vorzubereiten. Denn das Gehirn braucht diesen kurzen Moment, um zu registrieren, dass die Leitung frei ist und gleich ein Kontakt zustande kommt.

2. Die Meldung kurz halten

Anrufer fühlen sich schnell gelangweilt, wenn sie lange warten müssen, bis sie ihr Anliegen vortragen können. Meistens hören sie dann nur noch mit einem Ohr hin, weil die Ungeduld vorrangig ist. Die Begrüßung, der jeweilige Firmenname und Ihr Name reichen dem Kunden als Information vollkommen aus. Als kleiner zusätzlicher Tipp: Halten Sie Stift und Papier bereit, um sich den Namen des Anrufers zu notieren.Im Verlauf des Gesprächs können Sie ihn dann persönlich mit seinem Namen ansprechen. Das wirkt freundlich und zeigt Interesse am Anliegen des Geprächspartners.

//Anmerkung von mir: am besten gleich ein Notizbuch benutzen. Dann fliegen die Zettel nicht durch die Gegend ;-)

3. Aufmerksam Zuhören

Zeigen Sie Ihrem Kunden, dass Ihnen der Anruf wichtig ist, indem Sie ihm zuhören und vor allem ausreden lassen. Zustimmung in Form von bejahenden Lauten (mmh, verstehe…) signalisieren, dass Sie aktiv am Gespräch teilnehmen und Interesse anzeigen. Das Annehmen weitere Telefonate sollte daher grundsätzlich ein Tabu sein.

//Anmerkung von mir: und auch nicht parallel am PC arbeiten oder im Internet surfen ;-)

4. Immer Hilfe anbieten

Lassen Sie ihren Gesprächspartner mit seinem Problem oder Anliegen nie allein. Geben Sie ihm das Gefühl, dass er bei Ihnen genau richtig ist und Sie ihr Bestes geben, um ihm weiterzuhelfen. Das beginnt schon am Anfang des Gesprächs, indem sie fragen, was Sie für ihn tun können.

Desweiteren ist es wichtig, ihm immer eine Alternative anbieten zu können. Der Satz: “Das haben wir nicht da”, sollte in diesem Zusammenhang nie fallen, so die Experten vom Sekretariatsservice Bueroservice24.de. Natürlich kann es vorkommen, dass ein Artikel mal vergriffen ist, aber es ist wichtig, eine Lösung anzubieten, indem zum Beispiel auf ein gleichrangiges Produkt verwiesen wird. Die Entscheidung, diese Alternative anzunehmen oder nicht, obliegt dann dem Kunden.

5. Ausstrahlen von Kompetenz

Unsicherheit und Unwissenheit gilt es in jedem Fall zu vermeiden. Ihre Stimme ist ein ausdrucksvolles Instrument und der Anrufer braucht das Gefühl, bei Ihnen gut aufgehoben zu sein. Kenntnisse über den Inhalt Ihrer Leistung sind hierbei die Basis. Bei Unsicherheit ist es empfehlenswert, einfach im Stehen zu sprechen. Die Stimme klingt dadurch voller und selbstbewusster. So verleihen Sie Ihren Worten mehr Gewicht .

//Anmerkung von mir: wer Schwierigkeiten hat, frei zu formulieren, der kann auch mal an einem Improvistionstheater- Kurs/ Workshop teilnehmen.

6. Verwenden von positiven Formulierungen

Besondere Angebote und Rabatte werden möglichst so formuliert, dass sie interessant und speziell auf den Kunden wirken. Ein Beispiel:

„Ihnen, Herr… können wir auf das Produkt… selbstverständlich einen Nachlass von 30 Prozent gewähren.”.

Desweiteren geben Sie dem Anrufer besser nie das Gefühl, er ‘müsse’ etwas tun. Das klingt nach einer Forderung und übt Druck auf ihn aus. ‘Sie können’, ist hierbei eine viel bessere Variante.

7. Freundlichkeit zahlt sich aus

Egal, wie das Telefongespräch verläuft, bleiben Sie stets freundlich und aufmerksam. Der Geprächspartner am anderen Ende der Leitung hört nur Ihre Stimme und diese gibt ihm idealerweise das Gefühl, dass Sie Ihren Job gern tun. Eine positive Ausstrahlung lässt sich auch verbal vermitteln und stimmt sogar manchmal schwierige Kunden wieder milde.

Fazit

Mit diesen 7 Tipps für professionelles Telefonieren werden Sie in der Lage sein, kompetente und effiziente Gespräche am Telefon zu führen. Sie überzeugen durch Freundlichkeit und Kompetenz und vermitteln dem Anrufer das sichere Gefühl, dass er bei Ihnen bekommt, weswegen er anruft.